Tschüss Zettelwirtschaft! – unsere neue KI-gestützte Software

Mit der Unterstützung des KI-Transfer-Hub SH ist es uns nun möglich, zeitintensiv an einem unserer spannendsten Projekte zu arbeiten. Dank einer Kundenanfrage haben wir uns auf eine aufregende Reise begeben und befinden uns somit nun inmitten der Entwicklung einer durch KI gestützten Software für ein effektives Dokumenten-Management – „Kontor Split“.

Was bisher geschah…

Die Idee für unser Projekt hatten wir im Frühling 2021. Als einer unserer Kunden ganz explizit nach einem Produkt fragte, welches den internen Postverkehr automatisiert abwickelt und somit Mitarbeiter*innen entlastet, war der Grundstein für unsere Software gelegt – eine Software, welche Dokumenten automatisiert trennen und kategorisieren sollte. Wir stellten zahlreiche Recherchen an, doch konnten lediglich Lösungen von großen Anbietern im kostenintensiveren Bereich finden. Wir wollten eine Lösung bieten, welche auf unsere Kund*innen abgestimmt war und damit eine Software entwickeln, welche sich unsere Kund*innen, vor allem kleine und mittelgroße Unternehmen, leisten können, ohne hierfür hohe Investitionen tätigen zu müssen. Dank des KI-Transfer-Hub SH sind wir nun ein offiziell vom Land Schleswig-Holstein gefördertes Forschungsprojekt zur Verwirklichung unseres Projektes. Dank dieser Unterstützung konnten wir bereits große Fortschritte auf unserer noch anhaltenden Reise erzielen. Mittlerweile arbeitet einer unserer Kollegen ausschließlich an eigenen KI-basierten Lösungen.

Was genau bedeutet „KI“?

„KI“ steht für künstliche Intelligent, auch artifizielle Intelligenz (AI) genannt. Hierbei handelt es sich um ein Teilgebiet der Informatik, welches sich mit der Erforschung intelligenten Problemlösungsverhaltens und der Erstellung intelligenter Computersysteme beschäftigt. Diese sollen es dem Computer ermöglichen, jene Aufgaben zu lösen, welche, wenn sie vom Menschen gelöst werden, Intelligenz erfordern.

Wo setzt unsere Software an?

Ein jedes Unternehmen sammelt im Laufe des Tages an jedem Tag der Arbeitswoche einen hohen Stapel Papierpost an. Doch auch E-Mails häufen sich schnell. Gleichermaßen landet die Post nicht selten in der Ablage, ehe sie händisch sortiert, weitergeleitet oder den jeweiligen Ansprechpartnern gebracht werden muss. „Kontor Split“ soll an genau dieser Stelle ansetzen. Unsere Software soll die Möglichkeit bieten, vordefinierte Regeln zu erstellen, nach welchen sie dann arbeiten wird. So wird die Post automatisch in der Cloud gesichert, dort sortiert und weitergeleitet. Wird in einem Schreiben also zum Beispiel der Geschäftsführer erwähnt, soll die Software dies erkennen und es automatisch auch an den Geschäftsführer weiterleiten. Das händische Papier-Management wird somit wegfallen und so muss ein*e jede*r Mitarbeiter*in nur noch einmal morgens schauen, welche Post für sie*ihn angekommen ist. Das Beste daran: es bleibt Zeit für die Aufgaben, die wirklich wichtig sind!